加强建设工程项目档案管理

一、建设工程项目档案管理的重要性

建设工程项目档案管理是工程项目建设的有机组成部分。建设工程项目档案直接反映了建设工程项目质量，其与工程使用和管理有着十分紧密地联系，工程的使用和管理始终离不开档案的支持；建设工程项目档案不仅对本身工程有着指导利用的作用，而且对其他同类工程的设计建设也有着重要的参考借鉴作用；建设工程项目档案得到重复多次利用，是建设工程项目档案活力和价值的体现；建设工程项目档案管理是建设工程质量控制的重要环节，其重要性更不言而喻。

二、提高建设工程项目档案管理水平的有效途径

（一）加强政策宣传

要做好项目工程档案管理工作，离不开各单位、各部门的支持和协作。我们在建设工程项目档案的收集过程中，要注重运用规范、科学的技术手段，通过多方式、多渠道、多层次地宣传档案法律法规以及其重要性，积极主动的开展档案宣传工作，使广大工作人员真正认识到做好建设工程项目档案工作的重要意义，真正了解各自应尽的职责和义务。

（二）提高队伍素质，增强责任意识

“工欲善其事，必先利其器”，学习能提高个人素质，提升我们的道德素养，进而不断提高自身解决工作实际问题的能力。无论专、兼职档案管理人员，都必须要做到：加强档案工作职业道德建设，自觉树立爱岗敬业、默默奉献意识，从思想上真正热爱档案工作；加强工作作风建设，努力培养自身舍得吃苦、乐于为基层服务的意识，增强工作的责任感和使命感；树立终身学习、终身受教的思想观念，做到培训与自学相结合，要向领导、向同事学习，学习他们好的工作方法和工作经验；学习、掌握、精通档案工作所需要的各项基本技能；加强现代办公设备的学习，提高熟练运用计算机、网络等现代技术管理档案的技能水平，真正成为一岗多能、业务精湛的管理能手，以适应新时期新阶段对档案工作的要求。

（三）加强组织领导，完善制度建设

加强组织领导，坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓，健全管理网络。项目建设单位要将设计、施工、建立等各参建单位都纳入管理网络，建立档案领导小组和档案工作小组，明确分管领导、责任部门和工作人员，对本系统的档案管理工作履行监督、检查和指导的职责。以综合档案室为纽带，开展工程档案的监督管理和具体业务，从而理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的管系，明确职责。完善制度建设，建立健全档案管理以及建设工程项目档案归档等的各项工作制度，将制度细化到每项工作的标准程序中去，确保档案管理工作有章可循、有法可依，达到规范化管理目标。

三、加强建设工程项目档案管理的新举措

（一）强化责任考核，加强跟踪指导

建立档案目标管理考核机制，把档案管理工作纳入综合考核范畴。结合竞赛、达标、创优、评先等活动，强化考核激励。在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识，推行档案工作责任制管理。跟踪指导是档案部门在收集工程项目档案时掌握第一手资料的必要条件,也是使竣工资料达到规范化的重要手段。工程档案产生贯穿于工程项目的招标、投标、施工和竣工的整个过程。档案部门要根据年度工程进度计划内容，制定出相应的跟踪指导计划,在工程项目施工开始就派专业技术人员进行跟踪指导,对该项工程竣工档案交付验收提出明确要求,切实做到对工程竣工档案的有效控制。

（二）加强岗位技能培训，提高人员业务水平

与工程建设相关的设计、监理、承包、施工单位多数人员对工程档案重要性认识不到位，并且缺乏系统的档案工作业务技能，因此，加强对这些人员的培训是十分重要的。具体可以通过多种渠道、采用多种方式，对参建单位的档案人员进行专业的建设工程项目档案业务培训，介绍档案管理工作相关的法律法规以及各项管理制度，对建设工程项目档案的收集范围、整编要求、移交时间和竣工档案验收的基本要求进行专业系统的培训指导。这样，各参建单位档案管理人员在增强档案管理意识的同时，也可以提高档案管理工作水平，为工程档案收集齐全、规范整理、安全保管和有效利用发挥了重要的作用。

（三）成立重大工程项目竣工档案归档工作协调小组

建设工程项目档案的形成贯穿于项目立项、评估、设计到施工、竣工、交付使用全过程,档案资料的形成、积累、归档是一个复杂的过程,其中涉及到若干部门,众多的环节和许多专业,归档范围包括建设项目前期文件、招投标文件、施工文件、监理文件及竣工验收文件，要保证施工档案完整准确及时地归档,就应当有一个协调的机制。一个比较大的工程项目,应当成立竣工档案协调小组,一般应由规划部门、工程部门、财务部门、档案部门、设计单位、施工单位、监理等组成,以协调各方面的工作,保证工程项目竣工资料归档工作的顺利进行。

（四）提高建设工程项目档案管理信息化水平

建设工程项目档案的管理应该依靠提高信息化水平来提高档案管理效率。一方面，加快做好纸质档案数字化整理工作；另一方面，严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等标准，统一建设系统数据库，统一档案信息的归档存储格式，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。各参建单位在将档案条目录入的同时，所有资料电子文件通过扫描等形式一并上传数字档案馆，从而通过网络就能实现档案便捷快速的查阅和利用，真正做到档案内容的现代化、数字化管理。建设工程项目档案的管理，是对档案的合理利用，是企业收集信息资源的重要工作。

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