项目监理信息管理措施及程序

项目监理信息管理措施及程序提要：工程建设监理信息系统是一个信息处理体系，它为不同的监理职能和不同的监理层次提供信息服务，其基本结构如下图

项目监理信息管理措施及程序

1、信息的概念及特征

（一）信息的概念

"信息"被理解为预先不知道的事件或事物的报道或者指在观察中得到的数据、新闻和知识。

一般来讲，信息可以界定为由信息源（如自然界、人类社会等）发出的被使用者接受和理解的各种信号。作为一个社会概念信息可以理解为人类共享的一切知识或社会发展趋势，以及从客观现象中提炼出来的各种消息之和。

在管理科学领域中，信息通常被认为是一种已被加工或处理成特定形式的数据。或者说信息是反映客观事物规律的一些数据，因此是我们进行决策的依据在工程建设监理工作中信息是一项极其重要的资源，而且还可反复使用。

信息并非事物本身，而是表征事物之间联系的消息、情报、指令、数据和信号。

信息和数据的区别是，数据是未加工的信息而信息是数据经过加工以后的、能为某个目的使用的数据。

"信息"一词的定义，目前没有统一的提法，如信息是指可以用语言、文件、数据、图表、图形或其他可以让使用者识别的信号来表示的。并可以进行传递、处理及应用的对象；信息是帮助人们做出正确决策的知识等等。信息与决策密切相关，信息通过决策体现其自身的价值，正确的决策必须依靠足够的可靠信息。

（二）信息的特征

(1)信息是可以识别的人们可以通过感观或各种检测物段，直接或间接地识别。经过识别的信息可以用语言、文字、图像、数据等表示出来。

(2)信息是可以转换的它可以从一种信息形式转换成另一种信息形式。如语言、文字、图像、数据等信息形式也可转换成计算机代码、电讯号信息反之，亦可。

(3)信息是可以存贮的计算机可借助于内存储器和外存储器两部分来实现信息的存贮。

(4)信息是可以处理的计算机通过人编的计算机软件来实现信息的自动化处理。

(5)信息是可以传递借助于电子数据管理技术和计算机网络技术，使信息可以传递并实现信息资源共享。

(6)信息是可以再生的信息经计算机处理后可以用显示、打印、绘图等形式再生

(7)信息具有有效性和无效性即自己工作范围内的信息是有效的，自己关心的信息是有效的，否则是无效的。当然，对别人来说也可能是有效的。

2、监理信息分类、构成及特点

（一）监理信息的分类

为了有效地管理和应用工程建设监理信息，需将信息进行分类。按照不同的分类标准可将工程建设监理信息分为不同的类型，具体分类

（1）按照工程建设监理职能划分为：

①投资控制信息

内容：如各种投资估算指标，类似工程造价，物价指数，概（预）算定额，建设项目投资估算，设计概预算，合同价，工程进度款支付单竣工结算与决算，原材料价格，机械台班费，人工费，运杂费，投资控制的风险分析等。

②质量控制信息

内容：如国家有关的质量政策及质量标准，项目建设标准，质量目标的分解结果，质量控制工作流程，质量控制工作制度，质量控制的风险分析，质量抽样检查结果等。

③进度控制信息

内容：如工期定额，项目总进度计划，进度目标分解结果，进度控制工作流程，进度控制工作制度，进度控制风险分析，某段时间的施工进度记录等。

④合同管理信息

内容：如国家有关法律规定，建设工程招标投标管理办法，建设工程施工合同管理办法，工程建设监理合同，建设工程勘察设计合同，建设工程施工承包合同，土木工程施工合同条件，合同变更协议，建设工程中标通知书，投票书和招标文件等。

⑤行政事务管理信息。

内容：如上级主管部门、设计单位、承包商、业主来函文件，有关技术资料等。

（2）按照工程建设监理信息来源划分为：

①工程建设内部信息

内容：内部信息取自建设项目本身。如工程概况，可行性研究报告，设计文件，施工组织设计，施工方案，合同文件，信息资料的编码系统，全文制度监理组织机构，监理工作制度监理委托合同，监理规划，项目的投资目标，项目的质量目标，项目的进度目标，项目的质量目标，项目的进度目标等。

②工程建设外部信息

内容：来自建设项目外部环境的信息称为外部信息。如国家有关的政策及法规，国内及国际市场上原材料及设备价格，物价指数，类似工程的造价，类似工程进度，投标单位的实力，投票单位的信誉，毗邻单位的有关情况等。

（3）按照工程建设监理信息稳定划分为：

①固定信息

内容：固定信息是指那些具有相对稳定性的信息，或者在一段时间内，可以在各项监理工作中重复使用而不发生质的变化的信息，它是工程建设监理工作的重要依据。这类信息有：

a定额标准信息。这类信息内容很广，主要是指各类定额和标准。如概预算定额，施工定额，原材料消耗定额，投资估算指标，生产作业计划标准，监理工作制度等；

b计划合同信息。指计划指标体系，合同文件等；

c查询信息。指国家标准，行业标准，部分标准，设计规范，施工规范，监理工程师的人事卡片等。

②流动信息

内容：即作业统计信息，它是反映工程项目建设实际进程的实际状态的信息，它随着工程项目的进展而不断更新。这类信息时间性较强，一般只有一次使用价值。如项目实施阶段的质量、投资及进度统计信息，就是反映情况在某一时刻项目建设的实际进程及计划完成情况。再如，项目实施阶段的原材料消耗量、机械台班数、人工工日数等。及时收集这类信息并与计划信息进行对比分析是实施项目目标控制的重要依据是不失时机的发现、克服薄弱环节的重要手段。在工程建设监理过程中，这类信息的主要表现形式是统计报表。

(4)按照工程建设监理活动层次划分为：

①总监理工程师所需信息

内容：如有关工程建设监理的程序和制度监理目标和范围，监理组织机构的设置善承包商提交的施工组织设计和施工技术方案，建设监理委托合同，施工承包合同等。

②各专业监理工程师所需信息

内容：如工程建设的计划信息，实际进展信息，实际进展与计划的对比分析结果等，监理工程师通过掌握这些信息可以及进了解工程建设是否达到预期目标并指导其采取必要措施，以实现预定目标。

③监理检查员所需信息

内容：主要是工程建设实际进展信息，如工程项目的日进展情况。这类信息较具体、详细，精度较高，使用频率也高。

(5)按照工程建设监理阶段划分：

①设计阶段

内容：如"可行性研究报告"及"设计任务书"，工程地质和水文地质勘察报告，地形测量图，气象和地震烈度等自然条件资料，矿藏资源报告，规定的设计标准国家或地方有关技术经济指标和定额，国家地主的监理法规等。

②施工招标阶段

内容：如国家批准的概算，有关施工图纸及技术资料，国家规定的技术经济标准、定额及规范，投标单位的实力，投标单位的信誉，国家和地方颁布的招投票管理办法等。

③施工阶段

内容：如施工承包合同，施工组织设计、施工技术方案和施工进度计划，工程技术标准工程建设实际进展情况报告，工程进度款支付申请，施工图纸及技术资料，工程质量检查验收报告，工程建设监理合同国家和地方的监理法规等。

（二）监理信息的构成

（1）文字图形信息：勘察、测绘、设计图纸及说明书、计算书、合同、工作条例及规定施工组织设计、情况报告、原始记录、统计图表、报表、信函等。

（2）语言信息：口头分配任务、指示、汇报、工作检查、介绍情况、谈判交涉、建议、工作讨论和研究、会议等。

（3）新技术信息：通过网络、电话、电报、电传、计算机、电视、录像、录音、广播等现代化手段及处理信息。

（三）监理信息的特点

（1）信息量大

因为监理的工程项目管理涉及多部门、多专业、多环节、多渠道，而且工程建设中的情况多变化，处理的方式又多样化，因此信息量也特别大。

（2）信息系统性强

由于工程项目往往是一次性（或单件性）；即使是同类型的项目，也往往因为地点、施工单位或其他情况的变化而变化。因此虽然信息量大，但却都集中于所管理的项目对象上，这就为信息系统的建设和应用创造了条件。

（3）信息传递中的障碍多

传递中的障碍来息于地区的间隔、部门的分散、专业的隔阂，或传递的手段落后，或对信息的重视与理解能力、经验、知识的限制。

（4）信息的滞后现象

信息往往是在项目建设和管理过程中产生的，信息反馈一般要经过加工整理传递以后才能到达决策者手中，因此是滞后的，倘若信息反馈不及时，容易影响信息作用的发挥而造成失误。

3、信息对监理工作的作用

（一）监理决策的依据

决策是建设监理的首要职能，它的正确与否，直接影响到工程项目建设总目标的实现及监理单位的信誉。建设监理决策正确与否，又取决于各种因素，其中最重要的因素之一就是信息。没有可靠的、充分的、系统的信息作为依据，就不可能做出正确的决策。

（二）信息是监理工程师实施控制的基础

控制的主要任务是指计划执行情况与计划目标进行比较，找出差异，对比较的结果进行分析，排除和预防产生差异的原因，使总体目标得以实现。

为了进行有效的控制，监理工程师必须得到充分的、可靠的信息。为了进行比较分析及采取措施来控制工程项目投资目标、质量目标及进度目标，监理工程师首先应掌握有关项目三大目标的计划值，它们是控制的依据；再者，监理工程师还应了解三大目标的执行情况。只有这两个方面的信息都充分掌握了，监理工程师才能正确实施控制工作。

3、监理信息的管理

（一）建设信息管理系统

信息管理系统是指对信息的收集、整理、处理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。信息管理的目的就是根据信息的特点，有计划地组织信息沟通，以保持决策者能及时、准确地获得相应的信息。为了达到信息管理的目的，必须把握信息管理的各个环节；正确运用信息管理手段；掌握好信息处理过程中每个环节，包括收集、加工、传递、存贮、提供等，这就是构成了信息管理系统。

信息管理系统包括设计信息沟通渠道、建立信息管理组织和信息管理制度等。

设计信息沟通渠道的目的是保证信息流畅通无阻；信息管理组织和管理制度是系统管理所必须的条件。信息管理组织有人工管理信息系统和计算机管理信息系统。

（二）掌握信息来源，进行信息收集

收集监理原始信息是很重要的基础工作。监理信息管理工作的质量优劣，很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。

施工阶段的信息收集，可从施工准备期、施工期、竣工保修期三个子阶段分别进行。

①施工准备期

施工准备期是指从建设工程合同签订到项目开工阶段，在施工招投标阶段监理未介入时，本阶段是施工阶段监理信息收集的关键阶段，监理工程师应该从如下几点入手收集信息：

a监理大约，施工图设计及施工图预算，特别要掌握结构特点，掌握工程难点、要点、特点、掌握工业工程的工艺流程特点、设备特点，了解工程预算体系（按单位工程、分部工程、分项工程分解），了解施工合同。

b施工单位项目经理部组成，进场人员资质；进厂设备的规格型号、保修记录；施工场地的准备情况；施工单位质量保证体系及施工单位的施工组织设计，特殊工程的技术方案，施工进度网络计划图表；进场材料、构件管理制度；安全保安措施；数据和信息管理制度；监测和检验、试验程序和设备；承包单位和分包单位的资质等施工单位信息。

c建设工程场地的地质、水文、测量、气象数据；地上、地下管线，地下洞室，地上原有建筑物及周围建筑物、树木、道路；建筑红线，标高，坐标；水、电、气管道的引入标志；地质勘察报告，地形测量图及标桩等环境信息。

d施工图的会审和交底记录；开工前监理交底记录；对施工单位提交的施工组织设计按照项目监理部要求进行修改的情况；施工单位提交的开工报告及实际准备情况。

e本工程需遵循的相关建筑法律、法规、规范和规程，有关质量检验、控制的技术法规和质量验收标准。

②施工实施期

施工实施期收集的信息应该分类并由专门的部门或专为分级管理，项目监理工程师可从以下方面收集信息；

a施工单位从员，设备，水、电、气等能源的动态信息。

b施工期气象情况的中长期趋势及同期历史数据，每天不同时段动态信息，特别是在气候对施工质量影响较大情况下，更要加强收集气象数据。

c建筑原材料、半成品，成品、构配件等工程物资的进场，加工、保管、使用等信息。

d项目经理部管理程序；质量、进度、投资的事前、事中、事后控制措施；数据采集来源及采集、处理、存储、传递方式；工序间交接制度事故处理制度施工组织设计及技术方案执行的情况；工地文明施工及安全措施等。

e施工中需要执行的国家和地方规范、规程、标准；施工合同执行情况。

f施工中发生的工程数据。如地基验槽及处理记录，工序间交接记录，隐蔽工程检查记录等。

g建设材料测试项目有关信息：如水泥、砖、砂石、钢筋、外加剂、混凝土、防水材料、回填土等。