城市建设档案管理现状分析

城市作为社会、经济发展中心，是各类信息交换、中转和辐射的枢纽。随着信息社会的到来，城市的建设与管理也逐渐呈现出新的态势，如何利用海量信息推动城市的建设和管理，是城市建设规划和社会信息化的研究热点之一。城市建设档案能够系统地记载城市的建设和发展历程，是城市管理的重要依据，因此无论是在城市建设的初期还是城市发展的稳定期，城市建设与管理档案资料的作用都是至关重要的。

一、城建档案的意义

1.城建档案为城市规划提供依据城市规划是研究城市未来发展、城市合理布局和管理各项资源、安排各项工程建设的综合部署。城市规划是对城市各要素、现状和基本特点等方面进行评估后，对城市的发展作动态预测，进而提出设想并制定实施方案加以论证。城市档案记录着城市建设和发展的详细资料，对城市的规划和再建设有重要的依据作用。城市建设档案是城市基础设施建设和城市管理活动全过程所形成的有效资料，城市布局、市容管理、城区改造中都要以城市建设档案为基础，具体分析城市工程设计、产权产籍等相关问题，以避免在城市建设和管理过程中出现资源浪费和不必要的纠纷。

2.城建档案是城市建设工作的基础现代化的城市建设每天都在进行，城市建成及某项工程完成后都会形成第一手资料，对此资料进行分类整理后即形成档案。城市的日常管理和维护都要以城市建设档案为基础来开展工作。如要了解城市地下管道网的铺设走向和埋藏深度，就要获得城市管道竣工图纸，而这类图纸就是城市建设档案。管道铺设图纸是管道改造及新型管道铺建的基础。从城市建设档案的编制形式、体系结构、保存载体和信息内容来看，城建档案不同于一般的文书类档案，它的体系结构多变，内容形式多样，信息内容复杂，是城市建设活动中的专业技术和行业管理信息的积淀。城市建设工作要重视城建档案的基础作用。

3.城建档案是城市管理工作的凭证城建档案是实施城市管理的凭证。城市建设档案主要是城市规划区内所有单位土地征用、租用、划拨、对换等相关档案，城市管理部门依据以上档案内容对已审批的项目进行清理和鉴别。项目审批档案主要包括计划、用地坐标、定点文件、上级审批文件、图纸，调阅项目规划审批档案是对项目的建设和使用情况作基本了解的必要环节。实践证明城建档案是城市管理工作的重要凭证。福建省泉州市作为“海上丝绸之路”的重要城市，其城市建设档案资料全面，内容系统。2003年，泉州市抗震研究小组到泉州市档案馆进行了建筑结构设计资料和工程勘查资料的收集与整理，把握了泉州市各种类型建筑的抗震性能水平，为泉州市抗震防震工作提供了原始凭证。

4.城市建设档案具有一定的法律效用档案不仅有凭证作用，在一定条件下也具有法律效用。同样，城市建设档案可以在法律上作为证据，发挥档案的作用。城建档案的法律效用在房产纠纷中使用较为广泛。由于对相关工程报建批文保管不善或遗失等，单位和个人在办理房地产权证时不能出具有效的法律证明，这时，只有城建档案的规划管理档案能够提供当时建房的法律依据，来证明房产的归属权。

二、国内城市建设档案管理现状

城市发展极大地促进了城建档案与市场间的供需关系，社会对城建档案的利用呈现多元化趋势。本节从政策、城建档案的内容和城建档案的使用情况几方面来论述国内城建档案工作的现状。

1.《中华人民共和国政府信息公开条例》为城市建设档案的管理提供政策支持2008年5月1日，《中华人民共和国政府信息公开条例》正式实施，《条例》第二章的第十一条第（一）款规定“城乡建设和管理的重大事项是重点公开的政府信息”。这一条款包含两层含义，一是城乡建设的档案工作是必要的，各城乡建设部门要配合城建档案的工作；另外，城建档案要积极为公众提供使用。这一政策规定了城建档案管理的必要性和城建档案的利用价值。

2.城市建设档案服务以城市规划、城市建设和城市管理为主要内容城市建设档案工作涵盖城市所有地上、地下的建筑物以及城市人口、资源、社会、环境、地质信息等。而城建档案的利用群体则比较集中，主要为建设单位、管理单位和业主，建设单位和规划单位使用城市建设档案的目的主要以城市建设和规划为主。国内城市规划业务档案的调阅率较高，建设用地、城市、建设工程、勘测信息、建设工程规划验收资料等都是城市建设档案工作的重点。依据城建档案而进行的城市管理主要是解决城市能源缺乏、用地紧张、交通堵塞和环境污染等城市问题。同时，依据城市档案为个人解决房产登记与利益纠纷也是城市管理的重要内容。

三、城市建设档案管理工作中存在的问题

1.对城市建设档案管理工作认识存在误区对城市建设档案管理工作的认识误区主要来自三方面，一是有关领导对档案的作用缺乏重视，从而忽视了对档案工作的监督和指导。其次是档案工作者自身对档案工作的重要性认识不足，导致工作积极性不高。最后是社会利用城市建设档案的意识薄弱，无论是个人还是团体，在遇到有关城市用地、房产纠纷、城市环境污染、改造等一系列问题时，很少会调用城建档案来帮助解决问题。

2.城市建设档案管理工作不规范目前，国内城市基本都设有城市建设档案管理部门，但由于经济实力、社会条件及人力资源的限制，城市建设档案的管理工作还不尽如人意，存在很多不规范的工作程序。城市建设档案内容收集不全面，没有相应的城市资料移交制度，对档案内容的编研力度小，信息化技术在档案工作中的应用较少。另外，城建档案工作与城建档案的利用衔接不当，影响了城建档案的使用价值。

3.城市建设各部门间沟通不畅给档案管理工作造成不便城市建设档案的原始资料来源广泛，涉及众多部门。部分利用者不具备城建方面的知识或无法准确表达自己的要求，信息的不对称造成了相关部门对档案信息利用不充分。由于专业所限，相关部门对城建档案的建设工作并不了解，对城建档案工作配合不够。城建档案部门对自身的工作宣传不足，忽视与档案资料形成者的合作，这些也是不能得到档案资料形成部门工作支持的原因。

4.城市建设档案的利用较为单一城市建设档案的利用价值丰富，但就目前而言，它的利用目的还较为单一，主要是城市改造、城市管理和房屋产权办理。城市建设档案的价值有待开发，如在城市历史的编撰过程中，城建档案是有效的资料来源；司法取证是城建档案的另一利用方面，近年来，城建市场的贪污腐败、经济纠纷逐年增多，公检法以及律师都需要城市档案作为办案依据。城市建设档案的使用价值并没有得到充分开放，城市建设档案部门要积极开发此类档案的价值，并开展主动服务。

四、加强城市建设档案管理工作

城市现代化进程越来越快，城市建设档案的作用不可忽视，城市档案管理工作亟需加强。城建档案工作不是独立的工作，要注重与城市建设、城市管理部门相协调，把为城市建设和管理提供服务作为出发点和归宿，化被动服务为主动服务。城建档案管理工作要重视对现代化科技的利用，计算机、声像技术的应用能极大地改善城建档案工作的效率和服务效果。而科技的应用离不开专业的档案人才，城建档案部门在引进专业人才的同时，也要对现有工作人员进行技能培训，使档案工作者的专业知识和技能得到不断提高。在无限量的信息中，档案信息作为一种特殊的信息形式具有历史性、系统性和实用性，是社会实践活动的原始记录，系统地反映出事物发展轨迹，对社会发展有不可替代的推动作用。城建档案管理工作要严格依照《城市建设档案管理规定》开展工作，做到“依法治档”，明确城建档案工作对象，形成统一的档案管理办法，使城建档案工作逐步系统化、标准化、法制化。

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