建设监理实施的合理组织形式探讨

一、设监理组织设计的原则

1)集权与分权统一的原则

集权是指把权力集中在总监理工程师手中,分权是指经过总监理工程师授权,将部分权力交给各子项目或专业监理工程师掌握。事实上,在监理组织中不存在绝对的集权,也不存在绝对的分权。在监理机构的设计中,采取集权形式还是分权形式,要根据工程项目的规模、特点、地理位置及总监理工程师的能力、精力和下属监理工程师的工作经验、工作能力和工作性质等综合考虑确定。如果工作地点集中、工程规模较小、工程难度较小,可以采取相对集权形式;反之,可以采取适当分权形式。

2)专业分工与协作统一原则

分工就是按照提高监理专业化程度和工作效率的要求,把监理机构的目标、任务分成各级、各部门和各个人的目标、任务,明确干什么、怎么干、谁来干。在分工中应强调:

(a)尽可能按照专业化的要求来设置组织形式;

(b)工作上要有严密分工,每个人的工作,应达到较熟悉的程度,这样才能提高效率;

(c)要注意分工的经济效益。

在组织中有分工还必须有协作。协作是在分工的基础上要求明确部门之间和部门内的协调关系与配合办法,要求不同的部门、专业相互配合,形成统一的整体,避免各自为政。在协作中应强调:

(a)主动协调是至关重要的。要明确部门间的关系,找出易出矛盾的地方,加以协调。

(b)对于协调中的各项关系,应逐步走上规范化、程序化,应有具体可行的协调办法。

3)管理跨度与管理分层统一的原则

当人数一定时,管理跨度与管理层次是成反比例关系。管理跨度如果加大,那么管理层次就可以适当减少。每一个人的知识、能力和精力的有限性则决定了管理跨度不能无限增加。监理组织机构设置时,若下级监理人员能力强、经验丰富,上下级沟通程度强,有关指示、命令、请示能及时传达疏通时,其管理跨度可大些,反之要小些。

4)权责一致原则

权责一致原则是指在监理组织机构中要明确划分职责权力范围,监理岗位职务应赋予同等的权力,做到权责一致。只有做到有职、有权、有责才能使组织系统得以正常运行。当然,组织的权责是相对一定的岗位职务来说的,不同的岗位职务应有不同的权、责。权责不一致对组织的效能损害是很大的。权大于责就很容易产生瞎指挥、滥用权力的官僚主义,责大于权就会影响管理人员的积极性、主动性、创造性,使组织缺乏活力。

5)才职相称原则

监理人员完成每项工作都有其具备的知识和技能的要求。监理组织机构中选择使用监理人员应通过考查他们的学历与经历,了解他的知识、经验、能力、兴趣,使每一个监理人员能够做到他现有或可能有的才能与其工作职务上的要求相适应,做到才职相称,人尽其才,才得其用,用得其所。

6)效率原则

现场监理组织机构设计必须将效率原则放在重要地位。总监理工程师应根据工程特点和监理工作要求选择最适宜的结构形式,实行最有效的内部协调,使监理工作高效而正确,减少重复和扯皮,并且具有灵活的应变能力。

7)弹性原则

弹性原则是指监理组织形式要有相对的稳定性,不要总是轻易变动,但又必须随监理阶段、内容、外部条件的变化和监理目标控制的要求,及时进行适当的调整,在组织形式、专业、人员数量等方面作出变更,使组织形式具有一定的弹性。

二、几种常用监理组织形式的比较分析

为适应建立社会主义市场经济的要求,工程建设界各专业分工也日益细化,也正是在这一背景下,应时而生了许多的建设监理组织形式。各社会监理单位在具体操作过程中,不仅本身采用的监理组织形式还远未完善,不能充分合理的发挥监理的作用,而且,各个监理单位对于监理组织形式也不能进行合理的选取。从而,对政府建设行政主管部门及社会监理单位本身的监督和管理,造成了很大的困难。极端情况下,将会影响社会监理单位服务质量,甚至危害建设监理事业的发展。虽然实施监理的效果好坏,可由各种诸如经济指标等来体现,但如何选取最优的监理组织形式,在使监理单位发挥更大的作用上还是有相当重要的意义所在。目前常用的监理组织形式有直线制、职能制、直线职能制、矩阵制四种,具体的特性分析如下:

1、直线制组织形式

这种组织形式是树根状的传统形式,其特点是组织中各种职位是按垂直系统直线排列。一个下级只接受一个上级领导者的指令,一级对一级负责;指挥统一,责任和权限比较明确。总监理工程师负责整个项目的规划,组织和指导,并着重整个项目范围内各方面的协调工作。子项目监理组分别负责子项目的目标值控制,具体领导现场专业或专业监理组的工作。除了按项分解外,还可按建设阶段分解设立直线制监理组织形式,如图2所示。

这种组织形式的主要优点是机构得简单,权力集中,命令统一,职责分明,决策迅速,隶属关系明确。缺点是实行没有职能机构的“个人管理”,这就要求总监理工程师通晓各种业务,掌握多种技能,成为“全能”式人物。

2、职能制组织形式

职能制组织形式最早是泰罗提出的。这种形式是总监理工程师下设一些职能机构,分别从职能角度对基层监理组进行业务管理,这些职能机构可以在总监理工程师授权的范围内,就其主管的业务范围,向下下达命令和指示,见下图3。

其优点是:依据管理义务划分为不同的专业管理部门,各在其职责范围内对下级行使管理职责,提高了管理的专业化程度。但有明显的缺点:第一,产生多头领导,在职能不多的情况下,这种组织形式还能适应管理的需求,但在职能部门较多的情况下,会对下级形成多头领导,不符合统一指挥的要求。第二,相互协调困难。第三,信息难于畅通,影响上层管理效果。

3、直线—职能制组织形式

直线—职能制实际上是上面两种体制的结合,也叫直线参谋制。这种形式的特点之一是把直线制和职能制结合起来,按组织的机能和管理职能划分部门和设置机构,实行专业分工管理;它的另一特点是把管理机构和人员分为两类:一是直线指挥机构和人员,他们在自己的职责范围内有一定的决定权,对其下属有指挥和命令的权力,对自己部门的工作负责。另一类是职能机构及其人员,是直线指挥人员的业务助手,不能对下级发布命令。

这一形式综合了直线制和职能制的优点,指挥系统一元化,各级直线领导人都有相应的职能机构及其相应的工作人员作参谋和助手,帮助收集信息,分析问题,因而能够对本部门的监理活动进行有效的组织和指挥,能够发挥专家作用,提高管理水平。每个部门都是由直线领导人员统一领导和指挥,可以满足统一协调组织和严格责任制度的要求。概括起来其优点就是集中领导,职责清楚,有利于提高办事效率。缺点是职能部门与指挥部门易产生矛盾,信息传递路线长,不利于互通信息。

4、矩阵制组织形式

矩阵制监理组织的出现是我国监理事业发展、工程监理实体不断涌现壮大的必然结果。矩阵制组织形式借用于数学的矩阵概念,是现代管理中应用较为广泛的新型组织形式。它是由纵横两套管理系统组成的矩阵形组织形式,实际上是按项目组成子项目和按职能设立监理组织的综合形式,其中一套是纵向的职能系统,另一套是横向的子项目系统。这种形式有利于强化各子项监理工作的责任制,有利于总监对整个项目实施规划、组织与指导,有利于统一监理工作的要求和监理工作的规范化。矩阵制形式的组织关系由下图5表示。

图中横列是监理目标控制职能管理部门,其中有些职能可以兼职合并管理,例如投资控制可以由总监兼管。图中竖列为各项专业监理工程师,他们是监理目标控制的具体执行者。图中的组织形式同时也明确了两种关系:一是监理组中人员的领导关系;二是监理工作职能分工管理关系。而且若监理单位有较强的能力,可以同时承担多个工程项目的监理任务,以便充分利用稀缺人才,以实现监理的高效率。当监理大型项目时,则上图可以作为子项目的基本单元,得到图6的形式。

其优点概括起来就是加强了各职能部门的横向联系,具有较大的机动性和适应性;把上下左右集权与分权实行最优的结合;有利于解决复杂难题,有利于监理人员业务能力的培养。缺点是纵横向协调工作量大,处理不当会造成扯皮现象,产生矛盾,但是,这一点必将会随着监理人员整体素质的提高而得到弥补。