工程合同管理制度

1范围1.1本办法规定了合同管理的职能、管理内容与要求、标准的实施、检查与考核。1.2本办法适用于华电青岛发电有限公司（以下简称“青岛公司”）的有关合同订立、变更、解除、履行和管理等活动。2管理职能2.1职能2.1.1青岛公司设立合同管理委员会，由青岛公司领导担任负责人，各分管领导为成员，全面负责合同管理的领导工作，成立以计划组、计财部、纪监审、安全监察部、合同承办部门等部门负责人组成的合同谈判管理机构，合同管理机构设在计划组，具体负责合同全过程管理工作。2.1.2计划组为合同归口管理部门。2.1.3纪检审为合同管理的监督审计部门，负责对合同管理进行全过程监督审计。2.2职责与分工2.2.1合同管理委员会2.2.1.1负责合同管理办法的审核、批准。2.2.1.2负责合同管理机构调整、变动。2.2.2法定代表人或委托代理人2.2.2.1负责审核签订合同。2.2.2.2负责审批合同的变更、解除。2.2.2.3负责确定合同纠纷的起诉、应诉。2.2.2.4负责责成合同管理部门、监督部门，对违反合同管理程序的事件做出调查。2.2.2.5负责审批青岛公司合同管理工作的表彰和处分。2.2.3计划组2.2.3.1按合同管理委员会的决定修订、完善青岛公司三期合同管理办法。负责对青岛公司三期合同管理工作进行综合管理，建立青岛公司三期合同台帐，对青岛公司三期合同进行登录、分解、合同副本保管、统计及例行报表的上报，并按要求将合同相关信息及时录入PMIS管理系统中，技术组和设备物资组承办的合同负责将各自合同的相关信息及时录入PMIS管理系统中。2.2.3.2保管青岛公司的《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》。2.2.3.3保管和按程序使用合同专用章。2.2.3.4分管范围的合同签订全过程管理。2.2.3.5参加合同评审工作，对合同的合法性、严密性、承办形式、价款和结算的合法性、合理性进行审签。2.2.3.6参与青岛公司三期其他部门的商务和技术合同谈判，对超出概算的项目及谈判过程中出现的违反青岛公司三期合同管理办法及有关法律、法规的情况及时提出意见。2.2.3.7负责牵头处理合同纠纷及仲裁、诉讼等事情的协调解决。2.2.3.8负责提供各类合同的参照文本。2.2.3.9负责办理进度款支付和工程结算。2.2.3.10负责对青岛公司三期违反合同管理办法的部门提出考核意见。2.2.4纪检审2.2.4.1参加青岛公司三期合同的谈判、审签。2.2.4.2监督合同签订是否符合规定程序；审查合同条款是否符合法律、法规；负责合同预、决算的审计工作。对合同管理实行全过程监督审计管理。负责与工程和承揽单位签订《廉政协议》，并监督执行。2.2.5安监部2.2.5.1对工程承揽单位安全资质及应具备手续中的安全资料是否真实可信负责审查把关存档。2.2.5.2负责与工程承揽单位签订《安全协议》，对合同范围内具体工作实施中的安全进行监督、指导、管理。2.2.5.3负责对合同执行过程中违反安全事件进行考核，并监督整改。2.2.6计财部2.2.6.1参加合同的谈判、审签。2.2.6.2审查合同项目有无资金来源、有无立项；审查付款方式及付款审批流程是否合适。2.2.6.3落实合同所需资金的筹集，合同付款及决算工作。2.2.6.4负责制定付款审批流程，并监督执行。2.2.7合同承办部门2.2.7.1负责承办分管范围内的合同全过程管理，组织有关审签部门对对方主体资格和资信等的审查和谈判工作，起草合同文本、组织合同谈判、办理合同审签、合同签订及合同变更等事宜。2.2.7.2建立本部门合同台帐，对本部门分管范围内的合同进行登录、统计并及时将例行报表报计划组。2.2.7.3传递合同文本、合同附件及合同变更或者解除协议，将合同正本、附件及合同变更或者解除协议等相关资料的原件交档案管理部门存档，并将相关副本交计划组、计财部各一份。2.2.7.4保管合同方的《法定代表人证明书》、《授权委托书》、《签约人身份证明件》等资料，并将《合同谈判记录》、《合同审签单》原件交档案管理部门存档，将复印件交计划组备案。3合同管理及要求3.1合同管理3.1.1对外经济活动，除即时清结者外，应当订立书面合同或协议。虽属即时清结，但标的额较大，有专业技术要求，当场难以检测产品内在质量，有试用期、保质期等要求的交易，也应订立书面合同或协议。合同当事人协商同意的有关成立、修改合同的文书、电报、电传和图表，也是合同的组成部分。3.1.2不得用货单、调拨单及预、决算单、收欠条等代替书面合同。3.1.3禁止合同承办部门在经济行为实施后，补办书面合同手续。承办部门补办合同手续的，会审部门不予审签，合同专用章保管人不予盖章。但由法定代表人书面同意的除外。3.1.4合同管理实行分级管理、专门机构归口管理与综合监督相结合的原则，实行合同承办人负责制、审核审签制及合同付款审批制。3.1.5合同应当由承办部门确定承办人。承办人可以是业务人员或合同管理人员，但不得由社会临时性借、聘人员承办。承办部门的承办人要对合同自承办至合同全部履行完毕的全过程负责，期间出现的任何与合同履行或变更有关的问题和纠纷应当及时与计划组联系，并由计划组牵头协调解决。3.1.6合同归档应包括从项目立项、各种审批单、合同谈判（或会议）纪要、合同书（包括各种附件）往来传真、设计变更、签证、记录、协议、补充合同、备忘录、函件到竣工结算等全部资料。3.1.7合同签订应于中标通知书发出30日内与中标单位完成。由于特殊情况无法在投标有效期内签订合同时，合同承办部门应在投标有效期结束前要求投标人延长投标有效期，并报华电国际备案。3.2合同代理与授权3.2.1对外签订合同必须由法定代表人或委托代理人签署，青岛公司各职能部门均不能以本部门的名义对外签订合同。3.2.2法定代表人授权委托代理人签订合同时，应签署授权委托书。3.2.3授权委托书的内容要填写齐全、清楚，代理事项、权限、期限等要明确规定。3.2.4委托代理人不得转委托他人代为签署合同。特殊情况，委托代理人不能履行代理职责时，可以由法定代表人另行授权他人进行合同的审核签署。3.2.5法人委托代理人应在法人代表授权的范围内对外签订合同。3.2.6涉及下列合同时，须由法定代表人每次单独授权：3.2.6.1担保合同。3.2.6.2联营合同、出资协议、股东协议。3.2.6.3资产转让、出售、收购及租赁合同。3.2.6.4企业合并、分立合同。3.2.6.4法定代表人认为应进行单独授权的合同。3.3合同一般应当包括以下内容：3.3.1合同双方的单位全称或者姓名及住所、合同标的。3.3.2质量标准，规格、型号详细要求，包括验收、检测标准和方式。3.3.3数量。3.3.4价款或报酬及付款方式。3.3.5履行的期限、地点和方式。3.3.6违约责任。3.3.7解决争议的方式。3.3.8附件名称及效力。3.3.9根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须规定的条款。3.3.10生效的时间和条件。3.3.11签约各方法定代表人或授权代理人签字或者盖用各方合同专用章（不准以公章代替合同专用章，不准以个人印章代替签字）。3.4合同的签订、评审3.4.1签订合同，应当严格执行先申请、后谈判，先审查、后签字的程序。认真进行项目、当事人资格、信誉、履约能力、合同内容及签约手续等合法性、有效性、可行性审查。3.4.2在合同签订前，合同承办部门应当通过招、议标或多家报价、报方案及询价比较等方法确定对方当事人，参与招、议标及报价的单位不得少于三家（特殊情况经分管领导批准除外），并对合同对方当事人的主体资格和资信情况进行以下审查：3.4.2.1对方主体资格合法，具有年检的营业执照，合同内容应与其营业范围相符。3.4.2.2合同标的涉及专营许可、专利工程建设的，应具有相应的许可、专利、安全等级、资质证书。3.4.2.3对方由代理人签订合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。3.4.2.4合同方的履约能力，必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。3.4.2.5合同方的履约信用，主要是过去三年重合同、守信用，无重大违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪。3.4.2.6合同方与其他单位相比，在企业信誉、产品质量、服务质量、合同报价等方面具有哪些优势。3.4.2.7合同承办人应根据审查情况提出书面审查意见，并与有关证明资料原件或审核后的复印件一并在合同会审时由合同审签部门核验。3.4.3合同对方当事人履约能力或资信状况不可靠的，应当另选其他商家，必须同其签订合同时，应要求其提供有效的担保。3.4.4合同承办人应主动参与合同草案的拟定和修改，克尽职责维护青岛公司利益，合同条款应当齐全、具体；合同语言应当全面、严谨、准确，操作性强；合同中易起争议的特有词汇、重要概念应设专款解释；合同中涉及到数字、日期范围时须注明是否包含本数；除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成，各份文本字体、印制、签字方式应当统一。双方进行谈判的，承办部门作谈判记录。3.4.5合同签订工作中，由于技术参数变化等原因，确需对合同价款进行调整的，应对预中标单位及备选中标单位发出澄清，经重新排序确定中标单位，并报华电国际备案。3.4.6对涉外合同及其他比较复杂的非常规合同，应由承办部门组织合同评审工作。合同评审由相关部门参加，合同评审记录经参会相关人员及主持人签字后，做为办理合同审签的附加材料，履行合同审签程序。3.4.7合同评审会的主持依据合同金额划分：合同金额在100万人民币（含100万）以内由分管副总主持；合同金额在100万－500万人民币（含500万）之间由青岛公司分管副副总经理主持；合同金额在500万人民币以上由青岛公司总经理主持。3.4.8合同评审的内容3.4.8.1合同的合法性：3.4.8.1.1合格的承包商及对方主体合法性：3.4.8.1.2对方签约人有本人身份证明、单位法定代表人证明书、书面授权委托书、或是单位的法定代表人。3.4.8.1.3合同项目属于对方营业执照限定的经营范围。3.4.8.1.4对对方单位的资信状况进行调查审核。3.4.8.1.5内容合法，签约各方意思表示是否真实、有效，不违反法律、法规、政策及计划，无规避法律行为，无损害青岛公司利益的内容。3.4.8.1.6形式合法。合同双方均不得擅自修改投标价款、投标方案、供货范围、付款方式、违约责任等内容。3.4.8.2合同的可行性：1）合同已经立项，有资金来源。2）经济效益或社会效益具有真实性。3）资产、资金使用的财务可行性。4）整体项目技术具有可靠性。5）技术措施完备、可行。6）技术标准、参数科学、真实、可行。7）合同具有可操作性。8）对方主体资信可靠，有履约能力。9）担保方式切实、可靠。3.4.8.3合同的经济性：1）市场需求情况属实。2）市场需求预测可靠、合理。3）投入产出核算经济、准确。4）有合法的资金来源。5）价款、报酬的确定合理、适当。6）价款、报酬的支付方式明确、具体、合法、合规。3.4.8.4合同的严密性：1）文字表达清晰准确。2）条款齐备、完整。3）双方的权利、义务要具体、确切、合法。4）相应手续完备。5）相关附件齐全。6）附加条件适当、合法。3.4.8.5对于价款或工作量当时不能确定须据实结算的工程合同，必须在评审过程中共同确定采用的定额、取费标准等级。3.4.8.6认为需要审查的其他内容。3.4.9合同评审产生修改意见后，由承办部门与签约方进行沟通，直至双方达成一致意见。评审意见应明确、具体、详细。对发现合同条款有重大错误、遗漏、不妥时，应提出书面意见，并将书面意见及合同草案一起退还承办人，由承办部门负责进行修改。评审意见禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言；一旦使用，视为对合同草案的否定。合同的评审程序见附表1。3.4.10待签的合同文本履行合同审签手续，合同承办人办理合同审签单，各部门审签人员应在审签单上签署明确的意见，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。3.4.11审签人员对合同条款及手续有异议时，应当提出审核意见，经审签人员统一讨论后，在审签单上签字；无法形成统一意见，报法定代表人或者委托代理人决定。3.4.12法定代表人或委托代理人根据各审签部门的审签意见，决定是否签约。决定签约时，应在合同审批单上签字。签署完毕的合同由计财部加盖合同专用章，并留存合同正本一份，三期计划组一份。3.4.13合同评审及审签资料由合同承办人整理齐全，原件交档案管理部门存档，复印件送计财部、计划组各一份（含相应合同文本电子版）。3.4.14青岛公司各部门，严禁以公章代替合同专用章签订合同。3.4.15合同正式签订后应及时将合同信息录入PMIS系统，同时上传合同文本电子版。下列合同正式签订后7日内，有计划组将合同文本（电子版）报华电国际备案：3.4.15.1主机设备及主要辅机设备合同；3.4.15.2工程勘察、设计、监理、调试合同；3.4.15.3主要甲供材采购合同，包括：四大管道、封闭母线、电缆、桥架等。3.4.15.4单项合同总价在1000万元人民币以上的施工合同。4合同的履行4.1合同正式生效前，不得实际履行合同。4.2合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除合同另有约定外，严禁转让、转卖或者转包合同。对方确实无力履行合同的，可以在取得补偿的前提下，协商解除合同。4.3对合同涉及的货物、项目应当按照合同约定或法定的标准和方式在规定的日期内由合同承办部门负责组织有关部门验收，各有关部门应积极配合验收工作。4.4按照合同向对方付款，须由合同承办部门按照合同依据和货物、项目验收资料、工程进度证明资料、工程竣工资料等办理付款单后，由计财部办理付款手续；在合同结算完成前，累计付款比例不得超过合同总价的85%，合同结算审计完成前付款比例不得超过合同总价的90%。4.5合同执行过程中应严格执行合同约定调价条款，固定总价合同原则上不得调整合同价款。由于特殊原因确需调整合同价款的，应报华电国际公司批准后，方可签订合同价格调整协议。4.6合同承办人在对方不履行或者履行合同不适当、不全面时，应在约定、法定或尽可能短的合理期限内及时向对方提出异议。异议一般应用传真、电报、挂号信函等书面方式向对方提出。4.7收到对方异议时，承办人亦应在约定、法定或者尽可能短的合理期限内以约定或法定方式予以答复。4.8承办人在合同履行过程中向对方当事人提出的异议和答复应当保留书面资料报计划组备案。5合同的变更和解除5.1变更或解除合同的协议，必须经法定代表人同意，根据权限需要向上级部门汇报的应采用书面形式报华电国际批准后执行，并明确对方支付违约金、赔偿金及返还款项的义务。变更或解除协议经双方当事人协商一致后签字、盖章生效。5.2变更或解除合同的书面协议生效前，原合同继续有效。5.3变更、解除合同，须由合同承办部门办理审签手续后，经合同签约人同意后方可变更、解除。5.4合同变更或解除的协议，须由合同会审部门审签后，由原合同签约人同对方签署，并由合同承办人将生效的协议文本分别交由原合同文本保管部门留存，并将副本报计财部、计划组（含电子版）各一份。6合同纠纷的处理6.1合同发生纠纷时，合同承办人迅速收集下列有关证据，并应及时告知计划组：6.1.1合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等；6.1.2签定、履行合同的有关资料及有关的票据、票证；6.1.3质量标准的法定或约定文本、样品、鉴定报告、检测结果等；6.1.4其他有关资料。6.2处理合同纠纷过程中，合同承办人应与计划组全力配合，及时提供相关详细资料。6.3需要通过仲裁或诉讼解决纠纷时，合同承办部门应与计划组商议确定代理人及仲裁、诉讼方案等事项，并报法定代表人批准。6.4处理合同纠纷的调解书、裁决书、判决书的原件交档案管理部门归档，副本或复印本分别交计划组、计财部和承办部门留存。6.5对方当事人逾期不履行生效的调解书、裁决、判决时，承办人应及时与计划组联系，并报法定代表人同意后，向当地人民法院申请强制执行。检查与考核7.1检查内容:计划组每年年终对合同的合法性、完整性、合理性、履约率等情况进行检查。7.2考核内容:7.2.1违法违纪行为：订立虚假合同；伪造合同；采取欺诈、胁迫等手段订立合同；非法转让、倒卖合同；与对方恶意串通订立合同，以谋取个人或小集体利益的违法行为；未经授权、超越代理权限订立合同；其他利用合同危害国家利益、社会公众利益和企业利益的违法行为。上述情形下的合同无效，一切责任承办部门和承办人自负。按照青岛公司有关规定给予责任人相应行政处分；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。7.2.2失职行为：没有认真了解对方资质和履约能力，造成损失的；由于合同承办部门、合同相关部门的责任，使合同不能履行，造成损失的；由于对方违约，而未及时追究对方违约责任，造成损失的；利用合同索贿受贿，损害我方利益的。按情节轻重依据青岛公司有关规定给予责任人相应行政处分并给予1000元～20000元的经济处罚；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。7.2.3任何部门和个人不得以任何形式向对方泄露合同涉及的预算限额、标底等商业、技术秘密，违者按青岛公司有关规定给予相应行政处分并给予1000元～5000元的经济处罚。7.2.4其他未严格执行合同管理办法有关要求，依据情节轻重分别给予200元～1000元经济处罚。8纠正和预防措施8.1对工商等部门有鉴证要求的合同，一律办理鉴证，由合同承办部门负责。合同履行中因技术障碍而无法履行的，由承办部门提出变更建议，经各相关部门评审会签统一意见后，由计划组报华电国际公司同意后，由承办部门按合同管理工作程序办理相关手续，将变更后合同正本报档案管理部门归档，并将副本报计财部、计划组各一份。8.2在合同履行中发现合同签订时失误或条款不明确的，由承办部门按程序办理会签审批后，签订补充协议。8.3涉及关联交易的合同，应按《华电国际电力股份有限公司基建工程关联交易管理办法》报批，关联交易信息披露前不得签订合同或支付合同款。9其它9.1本办法自下发之日起执行。9.2本办法由三期办负责解释。9.3本办法执行情况由纪监审部门负责检查。