房地产档案是城市建设和管理的基础，它是确认房地产产权的重要依据，也是丰富的档案信息源。房地产档案管理是一项信息量大、变动关系复杂、事务性很强的行政管理工作。随着社会经济的发展、城市建设节奏的加快，特别是房地产业和住房商品化的迅猛发展以及住房制度改革的推进，房地产经济活动不断活跃，产权档案的数量迅速增多，对产权档案的利用也日益频繁。房地产产权产籍档案管理单靠传统的手工方式已远远不能适应当前的新形势。
所谓现代化管理就是把计算机技术和网络技术应用到房地产档案管理中，改变传统档案管理模式，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用的现代化，提高档案的管理水平和利用效率，为房地产经济发展服务。
一、房地产档案特点
房地产档案管理与一般的档案管理有很大的区别，是因为房地产档案具有几个鲜明的特点：
（一） 专业性
房地产档案产生于房地产专业部门，是房地产权属登记管理中形成的历史记录，而房地产权属登记管理是依法进行的，是其他任何部门都不能代替的工作。房地产权属登记管理工作面广量大、政策性强，形成的档案材料专业性强，在内容和形式上与一般公文有明显的区别，在内容上，反映了房地产权属状况和房地产位置和面积大小，文件名称多采用房地产专业术语；在形式上，结构规范，多为表格式、填写式。
（二） 动态性
房地产档案形成后，房地产权属和房地产情况并不是固定不变的，随着产权人的变化，房屋的损坏折旧、城市建设的发展、房地产市场的活跃，房地产的买卖、交换、继承、赠与等交易行为的发生使房地产所有权不断发生变化，房屋的拆迁、翻建、扩建、灭失、土地分割与合并等变更不可避免。因而，房地产档案处于不断转移和变更之中，具有极强的动态性。房地产档案作为房屋变化中的原始记录，必须随着房屋及房屋所有权人的变化而变化，房地产档案只有全面真实地反映房屋变化的全貌，才具有其利用的价值。
（三） 房地合一
房地不可分，房屋总是建筑在土地上的，因此，房地产档案应当遵循房屋所有权与房屋占用范围内土地使用权的权利主体一致的房屋权属登记原则，登记管理房地产档案，确保土地与房屋档案的完整，不能破坏房地产档案之间的有机联系。
（四） 图档结合
房地产档案主要以图、档、卡、册为其主要内容。图，是指房地产平面图，包括分丘图、分层分户图，反映权属范围，形象直观；档，是指产权文字档案，反映产权的来龙去脉，详尽细致，真实可靠；卡，是指房地产卡片，包括录入电脑的房地产情况表，它概括了档案的内容，弥补了图的不足，反映产权简洁明白；册，即房地产登记簿册，包括登记收件簿、发证记录簿、房屋产权发证审批总册等，是根据房屋所有权登记成果和分类管理需要而填制的，是产权状况和房屋状况管理的缩影。只有图档结合，才能真正把产权反映准确。
二、房地产档案信息系统的总体设计
根据房地产档案的特点及其现代化管理的要求，对房地产档案管理系统的设计如下：
（一） 房地产档案系统的网络结构设计
如图 1 所示，本系统网络结构由两部分构成，即内网和外网。内网为企业内部的局域网络，负责房产数据的日常管理维护工，作例如房产数据及图形的录入、检索、修改以及统计、打印，是房产管理系统的核心。外网主要完成房产信息的对外发布及查询。
本系统的运行模式采用 C／S（ 客户 ／服务器）模式与 B／S（ 浏览器 ／服务器）模式相结合的混合模式。对于企业内部的用户，采用 C／S 模式，可降低系统开发难度，提高信息安全性；对于企业外部的用户采用 B／S 模式，充分利用 Internet和 Intranet的便捷，实现随时随地提供服务，用户可以通过网络查阅有关房地产档案的信息。
（二） 房地产档案管理系统的功能模块
1.房地产数据登记模块。本模块主要完成房地产数据及图档的录入、打印等工作，由数据录入、平面图扫描、证书及报表打印 3 个子模块构成。
档案利用者可以直接通过计算机录入文本形式的原始档案，也可通过扫描仪导入住房平面图等图形文件。并可提供打印服务，达到立等可取的效果，从而使产权档案信息能整体、全面、准确、系统地提供利用。
2.产权档案变更及修改模块。由于房地产档案形成以后并非一成不变，而是处于不断转移和变更之中。利用计算机对房屋产权转移、房屋变更和灭失的原产权档案数据进行注记、修改和调整，形成产权变更数据目录，确保产权档案数据库的有效性、准确性。
3.房地产档案检索及统计模块。包括两个子模块：
（1）房地产档案检索模块，根据计算机管理的特点结合利用者的多方需求，编制检索工具，包括房地产产权人姓名、房地产坐落位置、房地产产权证号以及模糊条件检索等等。通过利用这些检索工具，给产权档案的利用带来极大的方便。
（2）房地产统计模块，可根据需要，利用计算机信息处理的功能，编制各种统计报告。如可统计出房屋设施情况、建筑结构、房屋质量、产权情况、各小区幢数、房屋层数、建筑面积、使用面积等。并且可以将统计出的结果以立体彩色的棒状和立体彩色饼状比例图显示或打印出来。此外还可编制打印房产清册、权证号索引、人名索引等检索工具，以备手工检索或部分产权档案的开放查询。
4.房地产数据对外发布与检索模块。房地产档案是一种社会化的信息资源，需要将其中的部分信息对外公布。本模块可将房地产档案通过 Internet进行发布，用户在输入有效证件号码后可进行相关信息的查阅。
5.系统维护及安全管理模块。本模块可实现对档案数据的备份，既可对档案数据进行保存，也可在系统遭到破坏时对数据进行恢复。
由于整个系统基于网络化平台运行，各工作站之间的数据共享，为保证数据不被滥用，使用权限管理模块可根据用户的职能，对不同的用户设置不同的权限，（ 例如可修改也可查询，或只能查询不能修改），达到数据合理使用的目的。
三、房地产档案的社会作用
随着住房制度改革的深入和发展，作为房地产权属登记活动所记录的房地产档案越来越得到人们的认可和重视，它不仅服务房地产权属登记管理，在市场经济中发挥着不可低估的作用，而且服务于整个住房建设和管理。
（一） 房地产档案是房地产权属登记管理的重要依据
《城市房地产管理法》规定，国家实行土地使用权和房屋所有权登记发证制度。登记发证的中心环节就是依据房地产档案材料确认产权，提高发证的准确率。同时，在房地产交易中，产权清楚是交易的前提。房地产管理者必须充分利用房地产档案，纠正出现的伪造、涂改、谎报遗失、重复申领《 房屋所有权证》，维护正常的房地产管理秩序。利用房地产档案记录的不同时间、地点、类型的房屋，对房屋交易价格进行“公平、公正、科学”的评估工作，建立有效数据库。
（二） 房地产档案是落实经济适用住房建设的可靠凭证
统建统分住房福利政策取消后，建设经济适用住房成为解决中低收入家庭住房问题的有效途径，为解决广大干部职工住房困难和改善住房条件，房地产档案将发挥重要作用。为使经济适用住房建设按照国家政策规定有序地进行，房地产档案要将单位性质、人员编制、实有人数、人均收入、单位已售公房面积、人均住房面积、拟建住房地点、套数、总层数、建筑面积、总投资金额、资金来源、出售政策等，详尽登记整理，按程序上报，使经济适用住房建设符合法律和政策的框架要求。
（三） 房地产档案是住房拆迁管理工作的有效凭据
二级市场开放后，鼓励利用经济适用住房政策，拆除危旧房建设经济适用住房。房地产档案记载的每户居住状况、经济状况、人均面积等，为制定建房规划、分批解决干部职工住房困难提供了依据。同时，也为建设经济适用住房拆迁安置面积提供了参考数据。
（四） 房地产档案是司法、税收工作的有利依据
房屋拆除、买卖、继承等行为的发生，不可避免会引起一些纠纷，要排除这些纠纷，房地产仲裁和司法部门都要查阅房地产档案，弄清房地产权属关系。同时，由于房地产档案记录了每户每处房地产的面积、价值，可以作为税务部门开征房地产税及契税的计税依据。还是查处腐败分子通过多种非法手段侵占国家财产的有利证据，为建立有序的市场经济。
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