医院基建档案的重要性及有效管理

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近年来,为落实各地区卫生规划要求,满足新形势下医疗市场需求,解决群众看病难看病贵的问题,政府大幅度增加了对当地医疗单位基本建设的投入[1]。随着新的基本建设增多以及一些老建筑不断的改建扩建,基建档案已渐渐成为工程建设项目的重要依据,成为医院档案管理不可分割的一部分,其效用与后期医院的病案管理相同,对医院的经营管理有着重要的作用[2]。《中华人民共和国档案法》规定,凡档案未验收或验收不合格的工程项目,工程项目不得验收。从中可见基建档案在医院工程项目中的重要性。1 医院基建档案的重要性医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料,它属于科技档案范畴[3]。基建档案不仅涉及到建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件,还涉及交付后使用过程中的改建、装修、设备安装等施工过程和结果的记录等。它不仅是医院领导班子决策成果的证明,也是基建部门工作人员集体智慧的结晶,是医院历史上的一笔精神财富。这笔精神财富成为工程建设、使用管理、工程维护和改建扩建的重要依据。1.1 为医院的规划、建设和管理提供历史依据基建档案始终同它所反映的工程对象的实际面貌保持一致,医院基建档案既真实的记载了医院投资决策前对拟定建设项目的轮廓设想和建设项目的选址、建设地点的地型地貌以及地质勘探、水文勘察等一系列的情况,又通过可行性研究阶段的文件客观的论证、分析、评价了项目在技术上的可行性和经济上的合理性,为医院的规划、建设和管理提供了历史依据。1.2 为控制经济流失、打击贪污受贿提供第一手资料基建档案不仅见证了医院的历史,记录了医院的发展历程,而且基建档案中投资预算的数据与施工过程中设计变更认量、经济签证,投标过程中投标价格、合同、洽商记录、竣工图等一系列资料以及总决算的数据又成为后期审计部门审查的重要依据,成为控制经济流失、打击贪污受贿、维护廉政的第一手资料。2 医院基建档案管理中存在的问题目前,医院档案管理制度虽然较为健全,但是对基建档案的管理却不太规范,信息化的利用不够,科技手段未能在基建档案管理中发挥应有的作用,与医院的快速发展差距较大[4]。基建档案管理的滞后性也与基建管理人员的素质紧密相关,具体表现在以下方面:2.1 基建资料不能及时归档工程项目建设中,建设单位、施工单位、监理单位往往重建设主体、工程进度,工程质量而忽视档案质量和对竣工档案及时编制,导致竣工验收后,施工单位往往不能及时递交竣工图,致使基建工程档案迟迟不能归档。建设单位中也有一些技术人员对工作中形成的资料未能及时归档,或者是一些资料经借阅后未能及时归还。这些情况都有可能造成基建资料的破坏和遗失,不仅对档案质量,对后期工作也造成一定影响。2.2 基建材料书写、编制不规范有些工地现场档案资料编制人员技术素质不高,缺乏专业的基建知识和编制档案的能力[5]。我院在基建过程中经常发现施工单位基建资料的编制工作马虎,联系单编号屡屡出现不连续或者重复的现象。施工单位编制的归档文件材料有的字迹、图样不清晰,或者签字手续不完备;有的文件用铅笔、圆珠笔书写、绘制,或者用复印件代替原件,使档案质量大打折扣[6]。监理单位的例会记录不详细、错误,词不达意,毫无实际意义,严重影响基建档案的质量。2.3 竣工图的编制不符合要求竣工图是基建工程档案的重要组成部份,是基建档案的核心,也是后期审计审查的重要依据。在工程项目验收中,发现问题最多的是竣工图编制问题。有的施工单位竣工图编制不及时,没有保证竣工图的时间性和准确性。有的单位隐蔽工程在图面上显示不清,设计变更部分不明确,签字手续不完备,严重影响了图纸质量。2.4 医院缺少相应的综合型管理人才目前,我国档案专业人员在业务水平、理论水平、文化程度方面参差不齐,与时代发展的要求悬殊较大[7]。医院里的基建档案员往往是综合档案室临时调用或者是基建办公室工作人员兼职。业务水平、理论水平、文化程度方面的参差不齐导致基建档案的综合管理水平不高。基建办兼职工作人员在基建档案的编制上对资料存档范围把握不准,在归档文件的整理上缺少经验。档案室工作人员因缺少基建方面专业知识,因此一旦涉及到过于专业化的资料,对归档及归档后临时查阅也存在一定难度。2.5 硬件措施不到位建设单位、监理单位、施工单位往往将资料室设于工地现场临时用房内,一是为了方便施工资料的及时归档,二是为了能及时查阅所需文件。同时也造成了一定的弊端,首先是临时用房牢固性、安全性差,一旦遇上像大风、大雪之类的恶劣天气,造成临时用房倒塌,将会导致基建资料毁坏。再次是临时用房防虫、防潮效果差,不利于基建档案的存放。3 对加强医院基建档案有效管理的建议3.1 加强基建档案管理力度3.1.1 加强宣传,培养全员档案意识 利用会议及举办学习班向全体工作人员宣传基建档案的重要性,由领导牵头带领大家学习《中华人民共和国档案法》、国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《重大建设项目档案验收办法》等有关规定,使他们认识到综合档案的重要性和潜在价值,及时将手中的重要资料存档,及时归还借阅的材料。使加强档案管理的的观念深入人心。3.1.2 严格要求施工单位及监理单位,确保档案质 要求各单位明确一位负责人分管档案工作,并建立与基建档案工作任务相适应的管理机构,制定档案管理制度,在各自的职责范围内搞好基建项目文件材料的收集、整理、归档、保管工作。对各单位报送的资料严格审查,如有书写不规范、字迹不清、图样不清晰、签字手续不完备、编号错误的情况一律退回。要求监理档案员如实记录工程会议纪要,确保后期有据可循。3.1.3 按规范编制项目竣工文件 《中华人民共和国档案法》规定,竣工文件应由施工单位负责编制,监理单位负责审核。医院基建管理部门及监理应督促施工单位及时编制竣工文件,原设计施工图涉及的内容,竣工图(表)均应反映,不得遗漏,对施工质量事故处理及设计文件的变更,包括文字、数字、图形的改变,必须在竣工图上有所反映;没有施工图,但实际进行施工且已竣工的工程,必须编制竣工图;被取消的施工图,不编制竣工图,但必须将取消的依据纳入竣工说明中。每张竣工图上要加盖竣工图章,签字手续要完备,不得代签。3.1.4 完善各项规章制度 医院要建立健全项目档案管理各项制度,包括完善档案收集制度、整理制度、立卷归档制度、保密制度、统计制度、借阅登记制度等,进行综合管理。基建负责人要对档案部门人员及工作责任制的落实情况及档案管理人员的培训情况进行有效管理;同时,要落实项目档案管理工作经费及必备的办公设备和信息化管理经费。3.1.5 建立工作责任制 建立工作人员责任制,随时抽查管理项目档案的部门人员工作责任制的落实情况,对档案的完整、准确、系统情况进行检查。3.2 培养高素质档案管理人员医院缺少既懂基建又懂档案管理的综合型管理人才,要想管理好医院基建档案,医院领导应重视档案人员的素质培养[8],首先要将基建项目的档案工作与项目建设进程同步,纳入项目建设管理程序。通过宣传、培训等多种形式,广泛宣传党和国家有关档案工作的法律、法规和制度。再次是派新来的档案管理人员参加档案员岗位培训班学习,参加各种档案及基建学术交流会,提高档案管理人员综合水平,促使其转变观念,不断更新知识,改善知识结构,开阔视野,成为高素质的复合型档案管理人才。3.3 改善硬件设施医院建筑工地的硬件条件是档案管理的必备条件之一,硬件设施的好坏直接影响档案的质量[9]。首先是基建档案存放在工地临时用房中,难以抵制恶劣天气的破坏,因此在临时用房建设中,要求对档案室进行加固处理,一旦遇上恶劣天气,要求采取应急方案,动员全员抢救资料。2007年冬季,大雪摧毁了本市其它工地的部分临时用房,我院领导得此消息,立即采取紧急措施,要求将资料立即搬离临时用房,并对所有临时用房再次进行加固,避免了资料的毁坏。再次是医院要为基建档案室配备一套完整的档案装具以及电脑、复印机等。三是医院对档案库房要做好防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施,保证档案实体和信息的安全。