工程建设竣工资料管理及归档现况

1、工程建设项目竣工资料整理及归档的现状及存在问题

以我局代建的东莞市运河综合整治东引运河（或寒溪水）堤路结合达标工程B段资料整理为例，存在以下情况：一是资料进度与工程进度不同步，远落后于工程进度。施工记录不及时，未做到与工程进度同步，先施工后补资料，造成前后工序颠倒的事常发生，资料签名代签情况普遍；二是资料采取的规范制度未与时俱进，甚至采用淘汰的工程规范。部分材料进场资料，桩基础检测，部分材料检测等资料采取的规范表格未与时俱进，部分填写表格甚至采用已经取消的表格；三是资料整理不认真，归档工作未得到重视。施工和监理日志记录不完整、不规范日志、记录不完整、未能做到一日一记、一些主要章节编写不详细、内容不齐全、报告附件有缺失、经验与建议章节无实质性内容，工程实际情况未能很好的在资料中反映；四是变更资料上报不及时，影响工程进度。变更资料拖延上报，严重影响工程变更段工程的施工进度，已经完成的施工变更，变更签证迟迟未签，导致工程后期变更资料要补现场签证，延误工程的竣工验收；五是影像资料缺失，重要分部工程、隐蔽工程、开工前工程地形等影像资料缺乏，影响工程的竣工验收。因此，以东引运河堤路结合达标B段工程为实例，并在通过查看其他多个工程的资料整理及归档情况后，经过总结，存在的普遍问题如下：

1.1施工文件管理不规范。（1）对业主下发的有效文件，个别施工单位管理不严格。我局在2011年对工程管理制度进行了汇编，同时废除2005年的版本，但年尾在抽查项目进行ISO质量管理年审时，个别施工单位同时存在两个版本的管理制度，并且无任何标识；（2）归档的资料中使用大量的复印件，且未标明原件的去向。由于在下发各类文件时，原件数量有限，因此在资料归档中往往大量使用的复印件，且复印件上未注明原件存档处并盖章明示；（3）归档资料重表面，而忽视卷内的内容与质量。个别施工单位往往把竣工文件装订的很漂亮，而忽视了档案卷内文件的内容和质量，甚至有的单位疏于资料管理，文件丢失现象时有发生，在竣工文件编制时后补资料;如果中途出现技术人员和资料管理人员工作调整时，文件移交更形成积累断档情况。

1.2工程资料管理工作不够规范。（1）资料签字确认不规范。工程施工过程中，监理和施工单位为满足施工进度要求，部分工程存在进行现场完工验收后，未按照有关规定及时办理书面签字或签字不规范，出现资料签字遗漏或验收签证资料与实际施工情况不相符，代签现象也普遍存在。同时在中间的交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里，存在签署意见不全、涂改等现象，严重降低了原始资料的可信度；（2）竣工图纸未按规定重新编制。在竣工图纸编制方面，个别单位未严格按照国家颁布的有关竣工图纸编制办法进行重新绘制，而在原设计图上更改标高、尺寸、工程量等，或利用原施工图纸改制成竣工图纸，个别单位重新绘制时，不按规定标注和未附设计修改通知书，往往因竣工图编制达不到要求而影响竣工验收进度；（3）资料档案填写不规范。在项目实施过程中存在资料格式不统一、资料填报书写不规范、字迹潦草、使用填写笔墨类型不统一，甚至有使用铅笔填写等现象，影响了案卷装订和档案资料的长期保存，达不到竣工资料归档要求。

2、问题成因分析

2.1工程资料收集整编重视不足。工程建设过程中，参建各方往往对项目的工期和质量控制比较重视，制订比较系统、全面、严格的考核指标和奖罚办法，而对工程资料特别是对竣工资料的整理和编制，往往容易忽视，长期以来存在着“重建设、轻资料”管理的现象，缺少对工程竣工资料管理的统筹规划安排，把更多的精力放在抓进度、抓质量、抓关键目标工期的实现，待工程竣工验收阶段，才开始抽调技术人员集中加班加点突击整理工程资料，补足缺少的部分，使工程资料真实准确性大打折扣。

2.2工程资料管理制度不够健全。相对于其他工程技术管理办法而言，工程资料管理方面的制度和管理办法还不够健全，监管手段和措施不能及时到位，难以有效保证和监督资料的填报、收集、整编工作的质量及工作的有效开展。期间如有人员变动资料交接工作不完善，经常会造成工程资料遗失，在工程竣工验收阶段靠写“回忆录”补充资料的现象仍然存在。

2.3熟悉工程技术和工程资料整编复合型业务人员缺乏。目前，项目部一般都没有专职的档案管理人员，缺少对工程资料归档的专业指导，一些负责资料整理人员往往对档案意识较薄弱，缺少资料整理和归档方面必要的专业知识。同时，即使配备了专业的文档管理人员，也是业务水平高低不齐，加上对工序流程不是很了解，客观上不能很好地掌握国家有关工程竣工验收资料编制和建设项目档案管理规定，降低了工程竣工验收资料的质量。

3、对做好工程竣工资料整编及归档工作的建议

3.1提高对竣工资料整编和归档工作的认识，建立健全的责任机制。参建单位、各类人员要加强对工程资料的重要性认识，大力推进竣工文件编制标准的贯彻落实。项目法人要对参建单位的工程资料管理工作进行统一的组织、协调、检查和指导，制定和落实设计、监理和施工单位的职责。施工单位的工程原始资料是整个工程竣工文件编制的重要基础。因此，现场技术管理人员对竣工文件的质量责任更要明确，并实行项目总工程师负责制，建立健全岗位责任制及相应的工程资料管理制度，将资料整编及归档工作落实到实处。

3.2配备熟悉工程技术和工程资料整编的业务人员，提高资料管理质量。根据工程项目特点和要求，项目部应明确工程档案资料的管理部门，要有专业的工程技术人员来配合档案资料管理人员进行资料整理和归档。负责工程资料的管理人员应相对稳定，保证各阶段资料管理工作的连续。同时要重视资料管理、整编和移交归档方面的知识普及与更新，有计划、有步骤地针对相关规定进行业务培训，建立和提供工作交流平台，增强工程管理、设计、技术和施工人员的档案资料管理意识，以此提高资料管理的质量。

3.3严格把握竣工验收和信息记录关，使真实信息发挥最大作用。完整准确的工程竣工资料是工程竣工验收的基础，也是评价工程质量等级的依据，项目业主、监理单位及工程资料管理人员应按照分工职责，严格把握审查验收和信息记录关。在对施工承包单位编制的竣工图、文字资料、施工报告等进行审查时，应着重检查文件依据是否齐全、隐蔽工程验收记录是否真实、工程变更单是否落实;检查工程资料是否完整、准确，签证是否完备、分类组卷是否合理、装订是否规范等。

工程竣工资料的整编和归档，是工程建设项目管理当中一项需要长期提高和创新的工作，是一项涉及各专业、各部门的系统工程，只有不断提高管理水平，才能促进工程竣工资料向着标准化和规范化方向发展，从而为建设一流的工程质量提供基础性的保证。