项目管理软件中的预算管理

前段时间，公司购买了北京广联达软件公司的施工项目成本管理信息系统，在使用该软件系统的过程中，感觉到与以往工作有所不同，在此想把这些不同写出来。

在工程的施工过程中，预算管理的工作主要有：

1）预算的变更洽商；

2）预算的结算；

3）分包费用结算

那么过去的预算管理与现在软件中的预算管理有什么不同呢？为了论述清楚，现就上述的各方面的工作为题分别论述过去和现在的预算管理工作的不同。

一、预算分解

在预算管理过程中，曾经提到预算分解的问题，通过预算分解从预算的角度上建立一种管理指标，用来监控工程的运行状态，同时还可以随时根据工程进度情况知悉预算的完成情况。但是实际工作中一直没有怎么用，原因是预算的分解缺乏一个基准，这个基准要与技术和生产一致，而在以前的工程管理中没有这方面的约束，各部门甚至同部门的不同人员在工程管理中使用不同的方法和口径。比如预算部门按照层，生产部门按照流水段，技术部门按照关键技术部位，按照各自的管理单元就使得各自的数据不能够同步。在这种情况下，预算分解便不怎么做了。

在成本管理软件中，预算的分解时依据工程的WBS分解节点进行，技术、生产、材料等部门也按照唯一的工程WBS进行工作安排和数据的录入，这样就使得各部门的数据在工程部位上统一了口径，软件系统既可以直接统计预算的计划和实际产值，同时可以进行各业务的之间的数据对比，预算分解的价值真正体现出来了。

二、预算变更洽商

在工程施工过程中，特别是大型的工业和民用项目，会经常发生图纸变更、现场的技术改动，这些变更和改动一般都会涉及到工程造价的变动，因此预算过程中将发生的变更尤其是造价增大方面的费用变更及时办妥手续，是预算管理过程中的一件很重要的工作。但是由于预算人员得到的第一手资料不及时，签证工作也不能及时办理 ，导致增加的费用不能及时要回来，甚至到后来不了了之。

软件如何帮助我们解决这个问题呢？

现在举个例子来说明。在施工过程中通常都会发生停电的情况，如果停电是由于甲方的原因造成，而且停电时间比较长已经造成施工方相当的经济损失，就要按照相应的合同条款进行经济签证；我们现在只要在软件系统中点击相应的模块，软件系统就会自动汇总出停电期间发生的周转材料租金、租赁机械的费用、停电期间内计划完成的进度和产值，这些数据为我们的经济签证工作提供了及时准确的依据；这要在以前就需要找材料、机械、生产等部门去询问，他们呢也需要时间去统计现场这几天发生的材料、机械费用，这样一件工作通常要预算部门和其他部门花费相当的精力去完成，如果出现几个部门的配合工作不太好的情况，很可能这个签证就会拖的很久或者不办理。软件系统把具体业务数据的统计和传递工作全部完成了。

三、分包结算

本次工程的劳务分包采用的是以预算中工日含量乘以合同单价的方式，以前碰到这种模式在过程中比较不太容易算准，原因是想算准必须搞清楚每个劳务分包商的工程的实际完成情况，然后分别算出各自完成工程的工程量，然后再套预算软件统计出每个劳务分包商工日数，然后再乘以工日单价，作为预算员在结算过程中最难做的是搞清楚每个队伍的实际完成量，特别是工程复杂、队伍多时，除了亲自看现场，还要询问工程管理人员，这个环节经常不是做不好，所以在施工中间进行结算时尽量少算点，到工程结束时再算清楚。所以施工中间中到底发生了多少分包费用，项目部谁也搞不清楚。

在成本软件系统中，一旦预算分解到WBS上，随着工程的完成时间的记录（由工程人员负责记录），系统会自动统计每个劳务队伍的预算工日数并乘以各自的劳务单价，直接计算出每个劳务队伍的分包费用，劳务结算变得很轻松。在软件中需要注意的是原始记录或者数据的准确性，一是预算的分解要准确，二是工程部位的完成情况也要记录准确。否则软件统计出的数据也会不准确了。

另外一种作用是采用软件结算时，自动将当期发生的临时用工、扣款单费用及时在结算价中增加及扣除，使得分包费用结算更为准确。

四、其他方面的作用

1、 在有些项目，预算部门还会负责材料、机械、费用的结算的审核工作，这些个费用的结算单在成本软件中很容易做出来，只要材料人员将本期发生的单据及时准确地录入系统。同时对每项费用可以追踪其单据来源。

2、 成本软件系统还能够自动统计分析出预算和实际消耗材料的差异，预算人员可以方便的了解材料方面的盈亏，通过及时发现现场实际与图纸之间的差异，提示预算人员及时作预算方面的洽商。

总之，使用项目管理软件信息系统于我们过去的工作既有相同的地方，也有不同的地方，它或多或少地改变一些我们现有的工作方式。软件系统正常运转，会减少大量的手工的统计、分析工作，但同时软件系统对预算工作的精度和细度的要求比过去更高了，也就是说对预算人员的技能也要求更高了。相信这将是继预算软件普及使用之后的另一次施工项目管理方面的变革。