现代建筑施工企业信息化档案管理

1工程档案管理信息化的含义

工程档案本身就是对工程建设全过程的一个动态的记录，是一种历史的记录方法，只不过记录的内容包括施工单位、设计单位、监理单位以及工程建设过程中所涉及的所有部门围绕工程建设而形成文书、方案、图表等等信息。因此，工程档案管理信息化就是指将以上工程建设过程中所形成的相关档案资料通过现代信息技术和手段进行处理，使其成为电子档案并录入管理系统，以方便企业存储、调用、查阅等档案信息的综合处理和应用的过程。

2当前施工企业工程档案管理的现状

2.1库房不足

档案库房不足是当前建筑施工企业工程档案管理中所面临的最主要的问题之一。虽然大多数拥有特级或者一级总承包资质的建筑施工企业都拥有较完备的办公设施，却很难在有限的办公用房中再腾挪相当部分的办公场地用于存放和管理工程档案。多数企业的工程档案都是和公司的文秘、行政档案一道被挤在狭小而拥挤的空间里，更难以进行有效的保护和管理。而对于这些企业的下级分公司或者工程项目部而言，多数单位的工程档案库房甚至为零。这些都为工程档案的收集、管理、使用造成了很大的影响。

2.2缺乏档案意识

对施工企业而言，普遍存在着重施工生产轻档案管理的现象，这也是造成上述档案库房不足，甚至没有档案库房问题的原因。很多建筑施工企业没能形成工程施工和工程档案“两手抓两手硬”的责任意识，使得本应始于工程开工终于工程竣工的档案收集、整理、移交、存档等工作不能与工程施工同步，从而造成了工程档案管理流于形式疲于应付检查的被动局面。

2.3信息化工作滞后

档案的生命在于应用，而要防止工程档案不至于长眠于库房的一个最有效的方式就是提高档案的信息化程度。目前，大多数建筑施工企业的工程档案在信息化建设方面比较落后，在案卷检索、材料编研、信息传递、服务手段、项目协作等方面均难以有效利用。不少企业虽然花高价购买了档案管理系统，但却没人用、不会用，甚至一边是计算机操作，一边仍是手工操作等现象依然存在。

3工程档案管理信息化的意义

对于工程建设来说，保证工程质量等级是工程企业的头等大事，而施工档案能够准确反映工程施工的全过程，作为工程质量等级查验和评定的重要依据，也是后期工程进行扩建或者是修改的非常重要的资料。在工程完工并投入使用以后，可能由于施工中存在质量隐患或施工单位后期养护工作不到位导致工程使用质量下降，使用年限缩短。为了弥补这些缺陷，施工单位就必须认真查阅施工档案信息，工程设计人员和技术规划人员也要按照施工档案所记录的信息了解整个工程的布局和走向等，从而做出正确的决策，采取有效措施进行补救，此外档案管理还能够完整反映出施工企业的管理水平。

但是在实际施工中我们依然能够发现有很多施工企业的档案管理建设不完善，存在不少问题，例如施工记录过程不真实、不规范，导致档案的参考价值、凭证作用无从谈起；施工档案信息的搜集与整理不及时，而且施工进度与施工资料脱节，缺乏时效性；在进行原材料试样试验时，材料的选择缺乏代表性；施工资料的横向与纵向关联不密切等等。这都在很大程度上影响了施工企业的综合性发展。如今信息化技术的发展带动了档案管理信息化的发展建设，为了有效提高施工企业的档案管理水平，减少质量缺陷，延长工程使用年限，提高施工企业综合管理水平，企业必须高度重视档案管理信息化建设，紧跟时代发展步伐，让档案管理信息化建设为工程管理发挥最大效用。

4实施工程档案管理信息化的措施

4.1提升对工程档案管理信息化建设的认知

对于档案管理信息化工作来说，档案工作人员的工作态度和自己对档案管理信息化建设的认识与理解会在很大程度上影响工作效率和质量，因为档案管理工作人员是档案信息化建设的中坚力量，如果他们在观念上没有意识到档案管理信息建设的重要性，工作主动性不强，势必会影响到档案管理信息化建设的有效性。因此加强档案管理人员对管理信息化建设的重要性认识和理解，让他们从思想上重视档案信息化管理，进而转化为自身行动，才能够尽职尽责做好工程档案管理的信息化建设工作。

4.2主动推进施工档案管理信息化进程

（1）拓宽档案信息化管理的思路。对于档案管理来说，其最终目的是为社会大众服务，作为施工企业的档案管理部门和档案管理人员，在始终坚持为大众服务的思想前提下，积极拓宽工作思路，改变以往的档案管理方式。以信息技术为依托，创新信息化管理方式，不仅要注重维护档案资料的完整性，对其进行精心保护，也需要加强对档案信息的利用，让更多人了解档案信息管理的内容，以最大限度地发挥档案管理的作用。

近年来我国的信息技术水平不断提升，档案管理方式也发生了很大变化，以往手工式的管理逐步向现代化管理转变，并注重信息化建设，这也对档案管理人员的管理技能与专业知识提出了更大的挑战，自身要不断提升综合能力，不能够停留在传统的档案保管员水平上，要积极利用档案为企业发展服务。而加强施工档案管理的利用能够为工程质量提供有力保障，对于工程管理来说具有非常重要的意义。

（2）提高档案信息管理水平。信息技术的快速发展和电子政务的积极推进，档案管理信息化建设成为档案管理未来的发展趋势。为了有效提高档案管理水平，施工企业档案部门应该建立企业局域网，并购置光盘刻录机、计算机以及扫描仪等软件设备，为档案管理提供有效工具。多种多样的计算机管理软件为进一步推进档案管理信息化建设提供了有利条件。档案管理软件的选择非常重要。

一是因为电子文件是档案管理软件的工作对象，合适的档案管理软件不仅能够对电子文件进行有效的整合与开发，还能够为档案管理形成单位和社会创造效益。二是因为一般档案管理软件的安全系数都比较高，都带有密码设置、访问受限等功能，从而为电子文件信息安全提供了有效屏障。三是因为档案管理软件具有智能、便捷、高效、全面等多种优点，能够大大提高档案管理信息化建设的效率。

4.3强化工程档案管理信息化工作的制度建设

建立适应工程档案管理信息化工作的制度是工程档案管理信息化的重中之重。国家要出台专门的有关工程档案信息化的制度、标准。只有在档案管理制度上推陈出新，制定出符合时代发展，符合信息技术发展规律的制度和规范，才能确保在实际的工程档案管理中，各施工、设计、监理等个单位能够按照制度和规范的要求将各种文件、材料、图纸等进行分门别类的整理和归档，并及时利用多媒体技术上传企业工程档案管理系统，在确保档案资料完整的同时，也便于工程建设者和决策者对项目过程进行全程监控，从而进一步提高工程档案的综合运用水平。

综上所述，笔者认为作为现代建筑施工企业必须高度重视工程档案信息化工作，提高档案的综合利用率。在工程施工过程中，要充分利用计算机功能和网络技术，为档案管理信息化建设搭建方便、快捷平台，不断对档案管理进行大胆创新与尝试，实现施工档案的动态管理，不断提高企业的施工档案管理信息化水平，从而提高企业的招投标能力、生产能力和综合竞争力。