工程项目文件和资料的控制程序

工程项目文件和资料的控制程序提要：文件和资料的发布单位应定期编制并发放本单位发布的受控文件清单，以便所有使用这些文件的单位查证文件的现行修订状态。

工程项目文件和资料的控制程序

1、与质量有关的文件和资料

1.1本手册所控制的文件是指质量体系建立与实施中形成的质量文件和与工程质量有关的文件。本手册提及的资料是指形成或证实质量文件所依据或引用的资料，如合格分包商名单等。

1.2文件受控是指对文件的批准、发放、使用、更改、作废、回收等均应纳入程序，并按规定管理。

1.3与本项目质量体系要求和控制工程质量有关的文件和资料包括：

项目文件，包括质量手册、质量策划报告、与质量有关的规章、制度和行政文件、施工组织设计、施工方案等。

标准类文件，包括本工程设计规范以及国家和地方颁布的有关工程施工的各类技术规范、标准、规程、标准图集、定额等。

合同文件，包括业主合同、分包合同、采购合同等。

图纸类文件，包括各类工程施工图纸、设计变更、工程洽商等。

外来文件，包括业主来函、分包商来函、供应商来函、政府或上级主管单位下发的与质量有关的文件。

外发信函，就有关工程质量问题的外发信函。

质量记录，包括质量体系运行记录和与工程质量有关的记录。

2、文件和资料的批准和发布

2.1文件和资料在发布前，发文单位必须请有关人员（详见下表规定）对文件和资料的内容、适用性和发放范围进行审批。审批人员在确定文件和资料的发放范围时，应注意使与质量体系运行有关的各个场所，都能得到相应文件的有效版本。

文件和资料的管理职责

文件类型编制审核批准登记、发放、存档

质量手册质量部质量部经理项目经理质量部

规章制度有关部门质量部和行政部经理项目经理*行政管理部

行政文件有关部门行政部经理主管领导行政管理部

业主、分包合同合约估算部有关部门会审项目经理*合约估算部

采购合同物资采购部有关部门会审项目经理*物资采购部

标准、图纸类文件技术准备部接收、采购技术准备部

注：1.有关部门是指与负责该方面工作的部门。

2."*"代表项目经理或项目经理的委托代理人。

3.主管领导是指由总经理指定的分管该方面工作的领导。

2.2文件和资料的发布单位应定期编制并发放本单位发布的受控文件清单，以便所有使用这些文件的单位查证文件的现行修订状态，及时从所有使用场所撤出作废文件，防止误用。

2.3所有文件和资料的收文和发放均应登记，各单位的资料员负责文件的收发与登记。

3、文件和资料的标识印章

3.1质量手册、规章制度、质量策划报告、标准类文件等在发放时，发放单位应在文件和资料上加盖"受控"印章予以标识，并注明受控编号和发放日期。

3.2外来文件，收文单位应在文件上加盖"收文章"予以标识，并注明收文编号和收文日期。

3.3对保留的作废文件和资料，由发文单位在文件和资料上加盖"作废"印章予以标识。

4、文件和资料的更改

4.1文件和资料的更改由文件的原起草单位负责，其审批由该文件的原审批单位进行。

4.2当指定其他单位审批时，该单位应获得原审批所依据的背景资料。

4.3文件更改时，与之相关的文件必须同时更改。

4.4文件和资料需要更改时，更改单位应及时向使用单位发出文件更改通知。

4.5文件和资料的更改方法：

换页：即对文件经过一定手改次数后，应换页。

换版：即文件经多次更改，或经大幅度修改后应进行换版，原版文件作废。

手改：文件持有人按更改通知的要求,在更改部位划去原有文字，在相应一边写上更改后文字。手改只能进行划改，不允许压改。

5、文件和资料的作废、回收及销毁

5.1作废文件由发出部门及时收回，防止误用。

5.2资料员应及时对作废文件进行销毁。

5.3对因需要保留的作废文件，应加盖"作废"印章予以标识。