水利工程电子文件归档与管理利用

在信息化时代，电子文档由于具有便于储存、传输等特点，因此在很大程度上代替了传统纸质档案的使用，而在水利工程勘测、设计、施工等活动中，也会形成一些具有保存价值的电子文件资料，这些电子文档作为水利工程建设的重要组成部分，可以为工程后期兴修、扩建提供数据信息支持，因此强化水利工程电子文件归档及管理利用研究十分重要。本文针对水利工程电力文件归档及管理利用的策略进行详尽分析，以促进我国水利工程建设发展，实现社会的可持续发展。

一、水利工程电子文件归档概述

（一）水利工程电子文件归档范围

在信息网络通讯快速发展的时代背景下，电子文件数量迅速增加，而自1999年开始，国家档案局就将电子文件归档管理作为工作重点，并于近年颁布了《建筑工程电子文件报送工作通知》及《水利工程声像档案管理方法》，这些都将水利工程电子文件档案管理工作推向了新的高度。具体而言，在水利工程电子文档归档中，勘测资料、规划资料、设计资料、招投标资料都是需要进行归档的电子文件资料，如水利工程项目建议书、工程检验报告、工程总体规划方案、工程设计施工图、工程施工变更修改文件等都属于水利工程电子文档归档范围，因此在实际归档中，档案管理人员必须要明确水利工程电子文档归档范围，这样才能保证档案归档的完整性。

（二）水利工程电子文件归档方法

在水利工程电子文档归档中，主要是按照电子文件移交目录及相关说明进行归档，在实际归档工作中，档案管理工作人员首先要填写电子文件登记表、电子文件原数据表等，主要填写内容包括工程名称、文件标号、文案形成时间、文件操作系统名称、软件名称等。其次在电子文档归档及光盘刻录时，由于光盘是一种不能被修改的储存介质，因此各归档部门要以项目为单位进行组盘。通常情况下，一个项目要尽量刻录在一个光盘中，若是刻录不下，可以刻录在两个或多个光盘中，但是不可在一个光盘中刻录两个项目，并于光盘刻录结束后，在光盘中做好标识。最后，归档的水利工程文件还应有相关的说明文件及目录，这些说明文件应采用纯文本格式，其中的内容应包括水利工程概况、电子文件归档说明等，从而对电子文档文件的卷宗名称、档号、档案份数、归档时间等加以说明，这是水利工程电子文档归档的一个完整过程，可以为电子档案的管理和利用提供便利。

二、水利工程电子文件管理利用措施

（一）健全档案利用制度

电子文档作为水利工程建设的重要组成部分，是水利工程建设全过程的真实反映，是调查工程事故、工程兴修扩建的第一手资料，因此做好水利工程电子文件管理利用工作十分重要。“没有规矩不成方圆”，因此若想要更好地管理利用水利工程电子文件资料，建立健全档案利用管理制度十分必要。首先应建立明确的档案利用审批制度，不断完善水利工程档案利用审批手续，无论是哪个部门的工作人员，若想要查阅使用水利工程电子文件资料，都必须要获得主管领导的批准，这样可以防止档案遗失泄密，为电子文件档案资料高效利用提供保障。其次是建立完善的档案利用管理制度，根据制度要求，档案管理人员要及时利用信息技术收集管理档案，确保电子档案文件及时更新，从而更好地满足使用者的档案利用要求。此外，还应做到电子档案与纸质档案之间的利用互补，强化档案资源整合，从而推动水利工程电子文件管理工作效率不断提升。

（二）规范档案利用方式

若想更好地提升水利工程电子文件管理利用效率，就必须规范档案利用方式。根据电子档案规范管理要求，要将带有档案标识的电子文件集中拷贝在光盘中，同时要一式三份，一份封存保管、一份为相关人员提供查阅使用、一份异地保存。考虑到移动硬盘的兼用性问题，可以将光盘数据拷贝到硬盘中，建立档案编号。