水利工程项目法人档案管理研究

水利工程档案是建设工程全过程的记录，是实体工程与无形工程关系的记录，是工程建设的管理工具和支柱，关系到质量、进度、投资、安全等。对项目法人档案管理实施过程中的范围和现状、项目法人档案管理的措施、档案的归档和移交进行了探讨和分析，并结合自己的工作实践提出了具体的措施和建议。

在新的发展时期，中国特别重视水利事业的发展。随着国家投资力度的加大，各类水利工程也在逐步增加。项目法人作为建设项目的主体，是以建设项目为目的从事项目管理的最高权力机构，尤其是对档案的收集、整理和监督检查。水利工程建设事关民生。水利工程档案是工程实体和施工程序的记录，为水利事业的发展提供了可利用的数据，是建设管理和决策的依据，档案管理具有特殊的意义。

1项目法人档案管理范围及现状分析

1.1项目法人管理档案范围

水利工程档案是指在整个建设项目立项、实施、竣工、运行、运行全过程中形成的文字、图纸、图表、计算资料、视听资料等资料。水利工程档案可分为工程前期资料、工程实施过程资料、工程竣工检查阶段资料和后评价阶段资料。项目前期文件是指项目建议书、可行性研究报告和初步设计阶段，报批过程中形成的所有材料一般由建设单位负责。项目实施过程文件是指施工准备阶段、施工实施阶段、生产准备阶段在施工管理过程中形成的材料。项目竣工阶段数据是指验收合格后，由验收主办单位为项目出具的具有验收条件的竣工验收证书等材料。项目法人应当提供的反映项目建设过程和真实面貌的验证文件。主要包括施工单位档案、竣工图、监理、勘察、设计、检测、设备制造单位提供数据、法人验收数据、阶段验收数据、专项验收(档案、环保、移民验收等)。和审计报告。

1.2项目法人档案管理现状分析

第一，项目法人是为工程项目设立的临时机构。随着工程项目的增多，各类项目法人也在逐步增多。项目法人临时拼凑而成。缺乏专业档案人员，不能全程跟踪项目，不能全心全意投入到管理工作中。水利工程建设周期长的人员经常变动，参与建设的各方管理水平和方式各不相同，增加了档案管理的难度。二是项目法人在档案管理过程中处于中心地位，与审批部门、参与方的单据接口多，单据管控复杂，要保留大量材料。主要体现在项目法人设立相对滞后，项目前期工作一般由建设单位负责，水利工程审批时限长，涉及审批部门多。为确保数据的全面性、系统性、完整性，项目法人应及时收集水行政主管部门等部门在建设和审批过程中形成的数据。

保存材料数量大，体现在项目法人收集的材料涉及各行业参建单位形成的数据、竣工验收数据等，涵盖了整个施工过程中形成的材料。三是档案管理专业跨度大，文件载体多样。专业跨度大，主要体现在涉及房屋建筑、园林绿化、交通运输、电力等专业的水利工程。在实施阶段，项目法人应提供符合开工条件的条件，需办理多部门审批手续。文档载体种类繁多，主要体现在文档、图像、图表、坐标数据、图像资料等方面。

2项目法人档案管理办法

2.1增强全员档案意识

项目法人设立时，要注意档案形成过程的管理。在与各参建单位签约时，明确档案管理要求，配备符合建设要求的专职档案人员。领导通过会议或培训等形式，带头宣传档案管理工作的重要性。各参加单位要按照法律法规或有关规范收集、整理、移交档案，确保档案真实、完整、准确、系统。

2.2强化组织体系，明确项目法人单位对法定代表人负总责、各参建单位项目负责人分别对单位数据负责的原则。建立以参加单位专兼职档案管理员为基础，以项目法人档案管理成员为核心的工作制度。根据档案工作法律法规和各行业规范，制定档案管理各项规章制度和办法，以文件形式发给各参加单位。主要包括适用法律法规及相关规范、文件资料归档保管时间表、档案分类规则、音像档案管理机构等。法律、竣工图纸编制条例、档案交接要求、电子文件管理办法、档案保存利用等，应当将建设项目档案工作纳入建设项目管理工作计划。将文件形成、积累、归档要求纳入项目各部门、各参建单位工作职责，对领导、部门、参建单位有关负责人履职情况进行考核。

2.3重视档案管理人才的培养

在建水利工程所有参与方都实行质量终身责任制。为确保实体工程效率达到设计要求，确保项目负责人及相关人员安全，每个环节都要管理留痕。档案管理员的业务能力和管理水平尤为重要。档案管理员要相对稳定，全程参与建设项目实施，对建设过程中形成的图片、文字、声音等数据进行积累整理。项目法人配备的专职档案管理人员应当是具有相关专业知识和项目管理知识的复合型人才。档案工作者的综合素质决定了档案工作的水平。建设项目档案内容丰富，档案文件涵盖多种专业。用单一的知识结构很难发挥这一作用。通过常态化的业务知识培训，宣传贯彻国家法律法规、规范标准，提高档案管理员业务水平，丰富专业知识。档案人员既是建设过程的记录者，又是建设过程的管理者，要赋予他们知情权、参与权、话语权。组织、监督、协调、检查、指导本单位和参加单位的档案积累、整理、收集工作。项目法人档案管理人员要做好自身资料的收集、整理和移交工作，定期对参与建设各方档案进行核查。

2.4加大档案管理投入力度

大中型水利工程档案应当永久保存、长期保存、短期保存。长期是16-50年，短期不到15年。长期档案的实际保管年限不得低于工程实际使用年限，短期保管档案应当在工程竣工前保存，实际保管年限不得低于10年。当涉及到文件安全时，这一点非常重要。为确保档案保存能满足规定的保存期限，项目法人应当设立专门的档案室，配备符合防火、防潮、防盗等相关要求的设备及相关设备。同时，在档案整理的各个环节，安全问题无时无刻不存在。为了确保档案形成的安全，需要领导足够重视，提供必要的保障钱是必不可少的。档案质量管理主要是提高各方业务人员管理水平，需要定期对业务人员进行培训，邀请省市专家讲解建设人员，必要时向社会公开招聘专业人才。

3档案的归档和移交

3.1试卷生成原则

水利工程档案组成遵循数据形成规律，遵循建设程序，形成文件序列，确保了文件资料真实、全面、系统，便于档案保存利用。

3.2生成试卷的规定

案卷的档案组织应符合分阶段、分年度组织论文的要求，尊重原有的分类体系。要做到统一分类，试卷符合要求，便于查找，完整、准确、系统、真实、及时。表格应当写明，图纸应当清晰，图表应当整齐，完成的图纸和音像资料应当清晰标注，签字(章)手续应当齐全。参照《档案文件整理规则》DA/T22、《GB/T11822-2008；归档图纸统一折叠并按照《技术图纸复制图折叠方法》GB/T10609.3-2009)的要求进行科技档案排版的一般要求。

3.3建立电子档案数据管理

项目法人要按照国家信息化建设的有关要求，充分运用新技术，开展水利工程档案数字化，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平。为项目建设和管理服务。现有档案数据载体多样化，只有结合现代信息管理对水利工程档案进行管理，才能发挥档案管理的最大价值。电子档案可以加快分析速度，方便各参与机构的传递和管理，使档案管理的记录形式更加灵活。各单位同步参与，为管理部门和参与单位提供档案管理共享需求的有效平台。同步电子档案将采用纸质档案，以实现更有效和多单位、多平台的对接。档案工作者通过技术手段将形成的档案材料转移到计算机上，通过建立电子目录表、档案电子化管理、统一项目编码、统一分类、科学索引等手段，逐步完善档案管理，发挥档案的最大价值。可参照《电子文件归档管理标准》(GB/T18894-2002)执行。

4结论

水利工程档案是建设管理的重要组成部分。在实行质量终身责任制的今天，要对责任进行事中事后分析和规划。管理、操作后、知识储备具有重要意义。只有提高档案管理的意义，注重人才培养，注重过程管理，努力学习，不断创新方法，完善机制，才能更好地做好项目法人档案管理工作。